Что такое информационное письмо

Информационное письмо — это письменное обращение в деловом стиле, которое сообщает адресату какие-либо официальные данные. В маркетинге письма такого типа также используются для привлечения новых и удержания старых клиентов. Цель информационных писем — продажа продукта или услуги, но косвенная. Они могут содержать призывы к прямым действиям (подписка, регистрация, покупка), но это совсем необязательно.

Такие письма содержат важную и полезную информацию. Например, анонс предстоящих семинаров, изменение в ценовой политике и графике работы, обновление ассортимента, наличие открытых вакансий и т. д. Информационные письма используются также во внутренней корпоративной среде для того, чтобы доносить необходимую информацию конкретному лицу. Письменные обращения напоминают сотрудникам о важных встречах, сообщают коллегам об изменениях в сделках, утверждают решения, принятые руководством, и т. д.

Какие задачи у информационных писем

1. Удержание интереса уже имеющихся клиентов и привлечение новых;
2. Увеличение целевого трафика сайта;
3. Поддержание постоянной обратной связи с партнерами и подчиненными;
4. Подтверждение экспертности;
5. Сообщение и напоминание о важных изменениях и мероприятиях;
6. Подтверждение оплаты, регистрации, доставки и т. д.

Виды информационных писем

Так как такие письма выполняют много разных задач, то по своему содержанию они подразделяются на несколько категорий.

Выделяют следующие типы информационных писем:

• уведомление;
• напоминание;
• подтверждение;
• заявление;
• реклама.

Письмо-уведомление — сообщает адресату о важных изменениях или нововведениях. Например, письмо «скажет» получателю посылки, что она уже ждет его в пункте выдачи.

Письмо-напоминание — призвано напомнить адресату о необходимости выполнения каких-либо действий. Это может быть оплата оформленного в корзине заказа, ответ на полученное извещение или явка на запланированное мероприятие.

Письмо-подтверждение — закрепляет достигнутые ранее договоренности. Нужно подтвердить заказ клиента? Или оформить сотрудничество компаний? Именно для этого оно и необходимо.

Письмо-заявление — содержит в себе объяснения отказа от участия в чем-либо или сообщение об изменениях условий договора. Например, сотрудник не может явиться на важную встречу и таким письмом дает об этом знать своему начальству.

Письмо-реклама — похоже на маркетинговую рассылку, но имеет больше информационный характер. Оно рассказывает об ассортименте товара, ценах, условиях работы и пр.

Как правильно написать информационное письмо?

Нет четких правил для создания информационных писем. Достаточно просто и доступно донести до получателя необходимую информацию, придерживаясь делового стиля общения. Оформление письма произвольное, но не стоит забывать об основах любой деловой переписки:

1. В тексте должны отсутствовать ошибки любого типа.
2. Шрифт должен использоваться классический Times New Roman или Arial.
3. Не должно быть слишком много «воды».
4. Текст письма должен быть структурирован, разбит на абзацы с одинаковыми интервалами.
5. Обязательное условие — выравнивание «полотна» письма по ширине страницы.
6. Если письмо содержит большое и распространяется на несколько страниц, то обязательна их нумерация.
7. Стоит избегать просторечий и фраз, выражающих эмоции. Не нужно высказывать свое личное мнение или спрашивать мнение адресата.

Удачные примеры информационных писем

Каким бы простыми ни казались оформление и отправка информационных писем клиентам, порой мысли приходят в тупик. В таких случаях на помощь может прийти опыт коллег.

Крупный интернет-магазин одежды для мужчин и женщин принял участие в крупной программе по утилизации и повторной переработке пластика. В своих письмах компания рассказала, почему она решила это сделать, какие «плюсы» есть в этом поступке, чем это будет полезно миру и обществу. В заключение в письме рассказывается, как каждый из клиентов магазина может принять участие в этом масштабном челлендже.

А большой производитель электроники и бытовой техники, кроме регулярной рассылки о своих новых товарах и скидках, периодически рассказывает о решениях распространенных бытовых проблем и лайфхаках, связанных с ведением домашнего быта.

Заключение

Налаженная регулярная рассылка информационных писем укрепляет отношения между продавцом и покупателем, между начальником и подчиненным.

Письма должны быть привлекательными и интересными. Деловой стиль переписки не должен делать их «сухими». Не стоит забывать о видео, картинках, реальных фото и т. д.

Чтобы убедиться, что письмо составлено правильно, перед его отправкой нужно получить ответ на главный вопрос — к чему побудит читателя это письмо? Он должен совершить покупку, написать ответ, узнать что-то новое и т. д. Каждое информационное письмо должно иметь четкое назначение.

Вместо заключения

Хотите выйти в ТОП10 Яндекс и долго там оставаться? Продвигайте свои сайты и интернет-магазины исключительно белыми SEO методами! Не умеете? Могу научить! Тем, кто хочет разобраться во всех премудростях SEO, предлагаю посетить мои курсы по SEO обучению, которые я провожу индивидуально, в режиме онлайн по скайпу.

Для тех, у кого нет времени проходить обучение и самостоятельно заниматься продвижением своих интернет-магазинов, предлагаю и в этом вопросе помощь. Я могу взять ваш сайт на SEO продвижение и за несколько месяцев вывести его в ТОП10 Яндекс.

Для того чтобы убедиться в моей экспертности, предлагаю ознакомиться с моими последними SEO кейсами и только после этого заказать у меня SEO продвижение. Ниже на видео один из примеров успешного продвижения строительного сайта в Санкт-Петербурге.